Administrativ koordinator til at holde styr på direktøren for IT-staben (CIO) og CIO-kontoret i Forsvaret Materiel og Indkøbsstyrelse i Ballerup

Kan du holde styr på alting i en travl hverdag? Trives du i et job, hvor hver dag byder på nye, spændende og nogle gange uventede opgaver? Og har du et stort servicegen, som du bare ikke kan vente med at sætte i spil?

Om os
NATO og det danske forsvar står foran en omfattende digital og operativ transformation for at kunne imødegå fremtidens udfordringer. Den sikkerhedspolitiske situation og særligt Ruslands ageren i Ukraine gør denne transformation endnu mere nødvendig. Transformationen er tidskritisk, og indebærer en cybersikker, teknologisk, digital og datacentrisk modernisering og organisering af hele Forsvarsministeriets koncern.

Derfor er vi nu ved at opbygge en koncernfælles IT-Stab, der består af et transformationsprogram, en driftsorganisation, en governanceorganisation og et nyoprettet CIO-kontor ved Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI), som er overordnet ansvarlig for at bygge fremtidens digitale og datacentriske forsvar og forestå den digitale og operative transformation.

IT-stabens CIO-kontor er placeret i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) i Ballerup og understøtter FMI’s CIO (direktøren for IT-Staben) og sætter den strategiske retning for den samlede IT-Stab.

Om stillingen
Som administrativ koordinator i CIO-kontoret, vil du være den der sikrer, at alting hænger sammen. Du har styr på kalendere, aktiviteter, rejser samt forberedelser til møder og større arrangementer. Du hjælper til, hvor der er brug for det i kontoret, og du er med til at sikre at vores alles tid udnyttes maksimalt.

En central del af stillingen handler om at håndtere sager og opgaver, der har relevans for vores CIO og CIO-kontorets virke herunder:

• Kalenderstyring
• Planlægning, booking og koordinering af mødeaktiviteter
• Koordinering af rekrutteringsprocesser
• Projektstøtte
• Besøgsanmeldelser og modtagelse af gæster
• Rejseplanlægning og -håndtering
• Diverse afregninger
• Journalisering mv.

Du starter i en spændende tid, hvor CIO-kontoret er under opbygning, og du har dermed god mulighed for at præge opgaver, arbejdsgange og kulturen i kontoret.

Om dig
Vi forestiller os, at du har en relevant administrativ uddannelse, og for at klare dig godt i stillingen, skal du trives i en arbejdsdag, der kan være præget af hyppige ændringer, varierende opgaver og en ofte uforudsigelig hverdag. Fleksibilitet til at navigere i ændringer er en integreret del af arbejdet, hvor pragmatisme og kreativitet til tider er en nødvendighed for at få enderne til at mødes. Derudover skal du evne at kunne bevare overblikket i et bredt opgavespektrum i en til tider travl hverdag med stramme terminer.

Dine skriftlige evner er gode, og du har en god og intuitiv IT-forståelse, således at du forholdsvis hurtigt formår at benytte og navigere i de programmer vi bruger fx KMD/WorkZone og SharePoint. Desuden har du et indgående kendskab til Office pakken.

Kendskab til Forsvaret og særligt FMI vil være fordelagtigt.

Ansættelsesvilkår
Ansættelsen sker i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og Organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) i staten.

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Arbejdsstedet er i Ballerup.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Kontakt og ansøgning
Hvis du vil høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef, Gry Christophersen på telefon 2320 9073.

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår er du velkommen til at kontakte Personelkommandoen, HR-konsulent Emilia Kyhn Sixhøi på telefon 5171 1535.

Ansøgningsfristen er den 4. december 2026 og samtaler forventes afholdt i forlængelse heraf. Stillingen er til besættelse den 1. februar 2026, eller snarest herefter.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte ansøgning, CV og kopi af uddannelsesbevis. Vær opmærksom på, at bilag skal tilføjes i PDF-format.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

Om Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse
Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er Danmarks centrale myndighed for forsvarets og beredskabets materiel, it og cybersikkerhed i fred, krise og krig. Vi arbejder for at sikre, at det samlede forsvar er udstyret, opdateret og operativt — i en tid, hvor kravene til hastighed og kampkraft aldrig har været større. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og it for Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet og resten af Forsvarsministeriets koncern. Det er vores it-medarbejdere, der dagligt er med til at afværge de cyberangreb, koncernen udsættes for. Vi er en mangfoldig organisation med ca. 2.500 medarbejdere — civile og militære — fordelt ud over hele Kongeriget.