Direktionssekretær med stort overblik og gode samarbejdsevner

Har du et stærkt organisatorisk overblik, sans for detaljen, og vil du være med til at sikre en professionel og velfungerende understøttelse af Det Kgl. Biblioteks øverste ledelse? Så er du måske vores nye kollega. Vi søger en ansvarsbevidst, struktureret og serviceminded direktionssekretær til Ledelsessekretariatet.

Det Kgl. Bibliotek er med vores mere end 800 medarbejdere og lokationer flere steder i landet et vigtigt fundament for litteratur, troværdig viden, fakta, kulturarv, arrangementer mv. Som nationalbibliotek, universitetsbibliotek og kulturarvsinstitution indsamler, bevarer og formidler vi bredt til gavn for studerende, forskere og borgere i hele Danmark. Du bliver en del af en levende og attraktiv kulturinstitution, hvor du kan se frem til en spændende og udfordrende hverdag med vekslende typer af opgaver.

Stillingen er placeret i Ledelsessekretariatet i København. Her varetager vi opgaver inden for bl.a. sekretariats- og departementsbetjening, fundraising, juridisk rådgivning samt presse & kommunikation. Sekretariatet tæller 14 dedikerede kollegaer med forskellige fagligheder, fordelt på tre teams. Du bliver en del af vores strategi- og direktionsstøtteteam og kommer til at referere til lederen af Ledelsessekretariatet.

Dine primære arbejdsopgaver:
Som direktionssekretær får du en central funktion i forhold til at understøtte direktøren og den øvrige direktion samt lederen af Ledelsessekretariatet med at få en travl hverdag til at fungere med effektiv håndtering af de daglige administrative og tværgående organisatoriske opgaver. Du vil bl.a. komme til at arbejde med følgende:

• Direktions- og ledelsesbetjening, herunder mødeforberedelse og -opfølgning samt kalenderstyring og rejeplanlægning mv.
• Koordinering af møder med Kulturministeriets departement og eksterne samarbejdspartnere.
• Administrativ understøttelse af arbejdet med fonde og legater.    
• Administrative opgaver, herunder kontering af fakturaer, rejseadministration og journalisering for direktionen.
• Håndtering af mødefaciliteter og en effektiv mødeservice.
• Bidrage til planlægning og koordinering af sociale og tværgående arrangementer.
• Tage del i afdelingens øvrige opgaver i tæt samarbejde med kollegaer.

Dine kompetencer:
Vi lægger vægt på, at du har betydelig erfaring med direktionsbetjening fra en politisk styret organisation f.eks. ministerium, styrelse eller kommune, samt relevant uddannelsesmæssig baggrund. Som direktionens og Ledelsessekretariatets ansigt udadtil, bidrager du til at sikre et godt samarbejde på tværs i organisationen, i forhold til vores kolleger i Kulturministeriet og andre eksterne samarbejdspartnere. Det er derfor vigtigt, at du er en imødekommende og serviceminded person.

Derudover lægger vi vægt på, at du:

• Har minimum nogle års erfaring med sekretariats- og direktionsbetjening, der gør, at du har forståelse for politiske og administrative beslutningsprocesser.
• Samarbejder tillidsfuldt med kolleger i alle dele af organisationen.
• Bidrager med løsninger på problemstillinger, er proaktiv og ikke bange for at tage selvstændigt ansvar.
• Arbejder struktureret og kvalitetsbevidst med blik for detaljen, herunder overholdelse af formalia og deadlines.
• Har forståelse for og kan håndtere krav om fortrolighed.
• Er villig til at yde en ekstra indsats, når det kræves.

Vi tilbyder
Du bliver en del af en attraktiv og inspirerende arbejdsplads, hvor vi lægger vægt på balance mellem arbejdsliv og fritid, og du har mulighed for fleksibel arbejdstid gennem vores flekstidsordning.

I Ledelsessekretariatet har vi en uformel omgangstone og lægger vægt på at have en hverdag, hvor der også er plads til humor og grin på gangen. Der er plads til at sætte sit eget præg på opgaveløsningen. Du får mulighed for at udvikle dig både fagligt og personligt, og der vil løbende være mulighed for at deltage i efter- og videreuddannelse m.v.

Ansættelsen er på 37 timer ugentligt inklusiv frokostpause. Ansættelsesstedet er Det Kgl. Bibliotek, København (Den Sorte Diamant). Der kan i begrænset omfang være rejseaktivitet til Det Kgl. Biblioteks andre lokationer, bl.a. i Aarhus.

Ansøgning og samtaleforløb
Stillingen kan søges elektronisk via linket ”søg stillingen”, senest mandag d. 30. november 2026. Der vil blive indkaldt til samtaler uge 49-50. Ansættelsesstart er pr. 1. februar 2027.

Ønsker du at høre nærmere om stillingen, er du velkommen til at kontakte leder af Ledelsessekretariatet Uffe Hundrup på tlf. 91324185.

Vi ser frem til at modtage din ansøgning!

Yderligere oplysninger
Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Det er en betingelse for stillingen, at du kan sikkerhedsgodkendes til hemmelig (HEM).