Studieadministrativ medarbejder

Vil du være med til at sikre en professionel og smidig optagelsesproces for kommende studerende på UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole?

Vi søger en ny kollega til Optagelsesteamet. Hos os bliver du en vigtig del af et team, der hver dag arbejder for at give ansøgere en god oplevelse og sikre høj kvalitet i optagelsesarbejdet.

Du bliver en del af et strategisk vigtigt område, hvor regler, processer og deadlines spiller en central rolle. Derfor søger vi en kollega, som trives med struktur og detaljer, har stærk systemforståelse og samtidig møder både ansøgere og samarbejdspartnere med hjælpsomhed og imødekommenhed.

Dine opgaver

Som administrativ medarbejder i Optagelsesteamet får du en central rolle i arbejdet med optagelse af studerende til UCL’s uddannelser.

Dine opgaver vil blandt andet være at:

• behandle og administrere ansøgninger om optagelse af studerende

• vejlede ansøgere via telefon, mail og chat

• arbejde i administrative systemer og videreudvikle arbejdsgange på optagelsesområdet

• samarbejde med uddannelser og administrative funktioner på tværs af organisationen

Du bliver en del af et lille specialiseret team og vil gradvist udbygge dit specialistkendskab til relevante regelsæt, systemer og processer på optagelsesområdet.

Hvem er du?

Vi forestiller os, at du motiveres af at arbejde i krydsfeltet mellem mennesker og sagsbehandling. Du har blik for detaljen, men forstår samtidig den større sammenhæng som Optagelsen indgår i.

Vi lægger særligt vægt på, at du:

• både fagligt og socialt bidrager aktivt og positivt til teamet

• er imødekommende, serviceminded og har et oprigtigt ønske om at hjælpe både ansøgere og kolleger

• har stærk systemforståelse – konkret erfaring med ESAS forventes

• erfaring med at arbejde inden for et regelstyret område med høj kompleksitet - optagelsesområdet.

• arbejder struktureret, grundigt og har sans for detaljer

• formår at holde fokus og sikre kvalitet, også når opgaven bliver kompleks eller vi har travlt

• tager ansvar for egne opgaver og samtidig ser det som en selvfølge at løfte i flok

• er fagligt nysgerrig og ambitiøs på Optagelsen’s vegne

Da vi opretter nye engelsksprogede uddannelser, er det vigtigt, at du kan kommunikere sikkert og professionelt på både dansk og engelsk, såvel mundtligt og skriftligt.

Vi forventer, du er kontoruddannet og gerne indenfor uddannelsessektoren. Det er en fordel, hvis du har erfaring fra særligt professionshøjskoleområdet samt med opgaver relateret til optagelse.

Om os

Optagelsesteamet er en del af Studieservice på UCL og består i dag af fire faste medarbejdere, en kontorelev, en studentermedhjælper og en leder.

Vi er et team med høj faglighed, stort engagement og et stærkt fællesskab. Vi hjælper hinanden, deler viden og tager fælles ansvar for opgaverne. Vi værner om fællesskabet og kollegaskabet og prioriterer tid sammen i teamet. Vi møder ind og arbejder sammen på kontoret langt de fleste dage, så det skal du være indstillet på og have lyst til at indgå i.

Praktiske forhold

Optagelsesområdet har naturlige spidsbelastningsperioder, særligt hen over sommeren og i perioder med hovedoptag. Derfor skal du være indstillet på, at der er perioder med lange arbejdsdage og arbejde hen over sommeren og at ferie ofte skal afholdes forskudt. Ferie i juli planlægges i fællesskab med teamet, så vi sikrer den bedst mulige opgaveløsning.

Ansættelse

Du bliver ansat den 1. februar 2027 eller efter aftale.

Stillingen er på 37 timer i gennemsnit pr. uge og dit primære ansættelsessted vil være Niels Bohrs allé 1, 5230 Odense.

Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt Cirkulære om organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Stillingen er omfattet af Ny-løn.

Yderligere information

Du kan læse mere om UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole og vores uddannelser på www.ucl.dk.

Ønsker du yderligere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Stine Pilsmark Kaldahl på spka@ucl.dk eller 61671424.

Vi forventer at holde samtaler den 23. november 2026 mellem 9.00 og 15.00

Ansøgning:

Send din ansøgning, CV og relevante bilag via UCL’s elektroniske rekrutteringssystem senest 19. november 2026.