Chefsekretær til centerledelsen

Vil du have en central rolle tæt på ledelsen i et af landets mest specialiserede psykiatriske centre og være med til at understøtte både drift, udvikling og vigtige myndighedsopgaver?

Efter næsten 25 år på centret har en af vores to erfarne chefsekretærer valgt at søge nye udfordringer. Derfor søger vi nu en ny kollega til en central rolle i understøttelsen af centerchef, centerledelse og afdelingsledelser.

Som chefsekretær bliver du en nøgleperson i den daglige ledelsesunderstøttelse og får en bred opgaveportefølje, der spænder fra koordinering af ledelsesprocesser og mødeforberedelse til håndtering af aktindsigter og klagesager. Du får en stor kontaktflade på tværs af organisationen og bliver en vigtig samarbejdspartner for både ledere, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere.

Vi søger en chefsekretær, der trives i krydsfeltet mellem koordinering, administration, relationer og udvikling. En kollega, der kan skabe overblik i en kompleks hverdag og samtidig bidrage til at udvikle de processer og samarbejdsformer, som understøtter vores ledelse og klinik bedst muligt.

Om stillingen

Som chefsekretær bliver du en del af et stærkt administrativt fællesskab og får et tæt samarbejde med centrets anden chefsekretær. Sammen bidrager I til, at ledelsesopgaver, beslutningsprocesser og administrative opgaver løses professionelt og effektivt.

Du får en central rolle i ledelsesunderstøttelsen og bliver en vigtig samarbejdspartner for både centerchef, centerledelse og afdelingsledelser. Dine opgaver spænder fra klassisk ledelsesbetjening og koordinering af tværgående processer til selvstændig håndtering af aktindsigter og klagesager samt understøttelse af centrets udviklingsaktiviteter.

Du får også et tæt samarbejde med ledelse, klinikere og administrative nøglefunktioner om at sikre høj kvalitet, korrekt sagsbehandling og rettidig opfølgning.

En væsentlig del af stillingen består i at understøtte ledelsens mødevirksomhed. Du skal derfor trives med at koordinere møder, udarbejde dagsordener, skrive referater og sikre systematisk opfølgning på beslutninger og aftaler.

Dine opgaver

Dine opgaver vil blandt andet være:

• Sekretariatsbetjening af centerledelsen
• Understøttelse af en afdelingsledelse i deres daglige opgavevaretagelse
• Planlægning og koordinering af møder, herunder booking, mødeforberedelse og praktisk understøttelse
• Udarbejdelse af dagsordener, beslutningsreferater og opfølgning på aftaler og beslutninger
• Administrativ understøttelse af centrets lederudviklingsaktiviteter
• Selvstændig koordinering og behandling af aktindsigtssager
• Udarbejdelse og kvalitetssikring af præsentationer, notater og øvrigt materiale til ledelsen
• Tværgående administrative opgaver i samarbejde med centrets ledere og stabsfunktioner

Vi forestiller os, at du

• Har erfaring med ledelsesunderstøttelse i en kompleks organisation
• Arbejder struktureret og selvstændigt og formår at skabe overblik over mange samtidige opgaver
• Er stærk til koordinering og opfølgning og sikrer fremdrift i opgaver og processer
• Kommunikerer klart og professionelt både mundtligt og skriftligt
• Er god til at opbygge relationer og samarbejde på tværs af faggrupper og ledelsesniveauer
• Har blik for både detaljer og sammenhænge
• Trives med en arbejdsdag, hvor opgaverne spænder fra drift til udvikling
• Har lyst til at bidrage aktivt til udviklingen af vores ledelsesunderstøttelse
• Trives med opgaver, der kræver høj grad af selvstændighed, kvalitet, fortrolighed og professionel dømmekraft
• Det vil være en fordel, hvis du har erfaring fra sundhedsvæsenet eller en anden større offentlig organisation

Vi tilbyder

• En central rolle tæt på centrets ledelse
• Et spændende og afvekslende job med stor kontaktflade og betydelig selvstændighed i opgaveløsningen
• Dygtige og engagerede kolleger
• Et tæt samarbejde med en erfaren chefsekretærkollega
• En arbejdsplads præget af samarbejde, tillid og udvikling
• Gode muligheder for faglig og personlig udvikling
• Mulighed for at bidrage til udviklingen af ledelsesunderstøttelsen i de kommende år

Om os

Vi er en administration med 14 medarbejdere i en dynamisk organisation med spændende og udfordrende opgaver. Administrationen varetager opgaver inden for sekretariatsbetjening, økonomi, ressourcestyring, indkøb, HR, drift og IT.

For os handler god ledelsesunderstøttelse om at skabe værdi for klinikken. Vi arbejder derfor løbende med at udvikle vores samarbejdsformer, arbejdsgange og funktioner, så ledere og medarbejdere oplever en professionel, sammenhængende og nærværende understøttelse.

Som chefsekretær får du mulighed for at blive en aktiv del af denne udvikling og bidrage til at understøtte centrets ledelse i en periode med store organisatoriske og strategiske udviklingsopgaver.

Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen som chefsekretær er på 37 timer. Tiltrædelse hurtigst muligt eller efter aftale.

Du ansættes i henhold til overenskomst for administrations- og IT-personale m.fl. Du er under ansættelsen omfattet af de til enhver tid gældende arbejdstidsregler indgået mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn og HK Kommunal.

Vi glæder os til at høre fra dig

Har stillingen som chefsekretær vakt din interesse så søg via linket her på siden senest torsdag d. 12. november

Ansøgningen skal indeholde CV samt relevant dokumentation.

Vi afholder samtaler d. 16. november, og der vil ved behov blive gennemført en anden samtalerunde d. 20. november

Ønsker du yderligere oplysninger om stillingen, arbejdsopgaverne eller teamet kan du kontakte administrationschef Mette Moesgård Ravnholt  på 2144 3130.

Om Psykiatrisk Center Sct. Hans

Psykiatrisk Center Sct. Hans er en del af Amager Hvidovre Hospital. Centret er beliggende i naturskønne omgivelser ud til Roskilde Fjord, og yder højt specialiseret behandling og pleje indenfor specialfunktionerne retspsykiatri (Afdeling R) og dobbeltdiagnoser (Afdeling M) med dertilhørende ambulante funktioner, kompetencecentre og et forskningsinstitut. Vi har ca. 650 ansatte, 232 sengepladser og 240 ambulante forløb.

Du kan du læse og høre mere om Amager Hvidovre Hospital som arbejdsplads på vores hjemmeside https://www.hvidovrehospital.dk/Sider/Forside.aspx

Region Hovedstaden sætter mennesket først. Vi giver plads til forskellighed og opfordrer alle kvalificerede ansøgere til at søge, uanset køn, alder, etnicitet, religion, seksualitet eller funktionsnedsættelser.