Administrativ koordinator og direktionsassistent søges til større eksportwebshop

Er du ekstremt struktureret og den, der altid har styr på aftaler, detaljer og deadlines? Trives du med at samle løse ender, undersøge muligheder og få opgaver helt afsluttet? Og er du stærk i Excel?

Så er det måske dig, vi søger som administrativ koordinator og direktionsassistent på vores kontor i Skive.

Hvad kan du forvente?

Hos Rito får du en bred rolle tæt på ledelsen. Du omsætter idéer, udeståender og beslutninger til konkrete handlinger og afsluttede opgaver. Samtidig hjælper du resten af administrationen med administrative ad hoc-opgaver.

Den ene dag samler du data til en leverandørforhandling eller undersøger en personalesag i dialog med Dansk Erhverv. Den næste udarbejder du en ansættelseskontrakt, sammenligner tilbud eller hjælper en kollega med en praktisk opgave.

Du udarbejder forslag til godkendelse og får gradvist større ansvar for selv at træffe beslutninger inden for aftalte rammer. Du holder de relevante personer orienteret og ved, hvornår noget skal afklares.

Dine opgaver vil bl.a. inkludere:

• Skabe overblik over udeståender, prioriteter og deadlines

• Indhente oplysninger, udarbejde beslutningsforslag og koordinere gennemførelsen af godkendte opgaver

• Samle data og dokumentation som forberedelse til forhandlinger

• Holde styr på aftaler, opsigelsesfrister, fornyelser og tilbagevendende opgaver

• Udarbejde og forbedre regneark, sammenligninger og overbliksark i Excel

• Udarbejde ansættelseskontrakter efter aftale og indhente viden om personaleforhold

• Inddrage de rette kolleger, når en opgave kræver deres faglige eller tekniske viden

• Hjælpe administrationen med enkeltstående opgaver, research og praktisk koordinering

• På sigt overgå til en stilling som lignere mere en personlig assistent, hvor der hjælpes med at gennemgå direktørens indbakke og sikre, at vigtige sager bliver håndteret

Du har erfaring med:

• Selvstændigt administrativt arbejde og koordinering af flere sideløbende opgaver

• Excel på et højt niveau — du kan selv opbygge ark, arbejde med formler, sammenholde data og finde fejl

• At sætte dig ind i nye emner og samle viden til et klart beslutningsgrundlag

• Professionel skriftlig og mundtlig kommunikation med kolleger og eksterne samarbejdspartnere

Erfaring med AI som arbejdsredskab er en fordel. Det samme gælder kendskab til økonomi, personaleadministration eller e-commerce. Din uddannelsesbaggrund er mindre afgørende end din evne til at skabe struktur og få ting gennemført.

Ekstrem struktur er et krav

Vi søger dig, der allerede arbejder ekstremt struktureret. Det er en grundlæggende forudsætning for stillingen, som du skal have med fra første dag.

Du har et konsekvent system til at styre opgaver, deadlines, mål, delmål og opfølgning. Du ved altid, hvad næste skridt er, hvem der har ansvaret, og hvornår du skal følge op. Opgaver, der afventer svar fra andre, bliver i dit overblik, indtil de er afsluttet.

Du kommer til at arbejde tæt sammen med en direktør, der selv er meget systematisk og detaljeorienteret. Han skal kunne overlade en opgave til dig og stole på, at du holder styr på fremdriften uden påmindelser. Hvis en deadline er i fare, reagerer du i god tid med en forklaring og et konkret forslag til handling.

Hvis du ofte mister overblikket, glemmer opfølgning eller har brug for, at andre minder dig om dine deadlines, er denne stilling ikke det rette match.

Derudover forventer vi, at du:

• Tager ejerskab og arbejder selvstændigt inden for aftalte rammer

• Kan gøre komplicerede sager overskuelige og tydeliggøre, hvad der skal besluttes

• Trives med både større undersøgelser og små praktiske opgaver

• Har høj integritet og behandler fortrolige oplysninger med stor diskretion

Hvad tilbyder vi?

Hos Rito bliver du en del af et uformelt, men professionelt arbejdsmiljø med ansvar, udvikling, humor og godt kollegaskab. Du får en stilling med varierede opgaver,, samarbejde på tværs af virksomheden og mulighed for at præge dine arbejdsgange.

Stillingen er på 37 timer.

Hos Rito leder vi efter medarbejdere, som kan se sig selv i vores 5 Core Values:

• Ambitiøs og Passioneret

• Can Do Attitude

• Team Player

• Struktureret og Opfølgende

• Loyal og Ærlig

Vi tilbyder pensionsordning, feriefridage, frugtordning samt sociale aktiviteter som fredagsbar, quiz, padel og meget mere.

Lyder det som noget for dig?

Send os din ansøgning med emnet “Administrativ koordinator og direktionsassistent”. Vi glæder os til at høre fra dig.

Som en del af din ansøgning skal du give en kort, konkret beskrivelse af, hvordan du arbejder med:

• Opgaver: Hvordan registrerer og prioriterer du dem, og hvordan sikrer du, at intet bliver glemt?

• Deadlines: Hvordan planlægger du din tid og reagerer, hvis en frist er i fare?

• Mål og delmål: Hvordan deler du større opgaver op og sikrer løbende fremdrift?

• Opfølgning: Hvordan holder du styr på det, du afventer fra kolleger eller samarbejdspartnere?

Tag udgangspunkt i din faktiske arbejdsmetode, nævn dine værktøjer, og giv et konkret eksempel. Det er ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at du er struktureret.

Beskriv desuden dit niveau i Excel, og hvordan du eventuelt bruger AI i dit arbejde.

Hold ansøgning kort og direkte til pointen.